在货物发出前，与海外仓的充分沟通是顺利入库的第一步。
· 货物预报：你（卖家）需要提前向海外仓提供详细的 “入库预报单” 。这份预报单通常需要包含的信息有：商品SKU、数量、品名、规格尺寸 等。预报单与实际货物信息的一致性至关重要。
· 标签与包装：确保商品外包装上贴有清晰、准确的 SKU条码或标签。对于需要使用木制包装的材料，必须确保其符合相关规定，例如带有 IPPC标识（国际植物检疫措施标准）以及有效的熏蒸证明，否则在巴西海关可能会遇到麻烦。
二、 货物到达与现场核查
当货物抵达海外仓后，严格的现场核查就开始了。
· 收货与卸货：仓库操作人员会根据你的预报信息，核对送货车辆及货物外包装的初步信息，然后开始安全卸货。
· 开箱查验：这是核心环节。仓库人员会开箱检查，重点核对：
· SKU匹配度：实物商品的SKU是否与你预报的信息完全一致。
· 数量准确性：实际数量与预报数量是否相符。
· 货物状态：检查商品是否存在破损、变形等质量问题，以及外包装是否完好。
· 巴西市场特殊要求：在巴西，海外仓对货物的认证文件会特别关注。例如，电器产品可能需要INMETRO认证，通讯设备可能需要ANATEL认证，而医疗、健康类产品则可能需要ANVISA认证。务必确保你的商品已备齐所有必要的合法认证文件，海外仓可能会将这些作为接收货物的前提条件。
三、 信息录入与异常处理
查验完毕后，便进入信息处理和库存上架的最终步骤。
· 信息录入系统：查验无误后，仓库操作人员会使用扫码枪等设备，将商品信息（如SKU、数量、库位）录入仓库管理系统（WMS），此时库存更新，你的商品便正式可售了。
· 异常情况处理：如果查验中发现实物与预报信息不符（如数量、SKU有误）、货物破损或缺少必备认证文件，负责任的海外仓会暂停该批货物的入库流程，并立即通过系统或邮件等方式与你联系，反馈具体情况（如提供照片证明），等待你的处理意见（如更改信息、确认破损责任等）。问题解决后，货物才能完成入库。
四、 重要建议
为了确保入库流程万无一失，这里有几点建议：
· 提前确认细节：在首次使用或更换海外仓服务商时，主动索要并仔细阅读其详细的《入库接收标准作业程序》，特别是关于重量和尺寸公差允许的范围。
· 小批量试运行：对于新合作的海外仓，可以采用先发一小批货的方式进行全流程测试，这能帮你以最低成本验证服务商的操作是否专业、标准。
· 规范贴标：确保商品条码清晰、粘贴牢固且位置统一，这能极大提高仓库的操作效率和准确性。
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